En kald e-post som blir lest, er kort, handler om mottakeren og slutter med et enkelt spørsmål. Den sendes til riktig person og følges opp når svaret uteblir. Her er ni tips som gjør størst forskjell, og et eksempel du kan ta utgangspunkt i.
1. Start med riktig mottaker
Den beste e-posten hjelper ikke hvis den havner hos feil person. Finn ut hva bedriften gjør, hvem som har ansvar for området du kan hjelpe med, og hvilket problem den personen sannsynligvis har. En mindre liste med riktige personer gir flere svar enn en stor liste med feil.
2. Skriv et kort emnefelt
Emnefeltet avgjør om e-posten blir åpnet. Etter vår erfaring fungerer ett eller to stikkord om hva e-posten handler om, bedre enn en hel setning, for eksempel «Rekruttering» eller «Leveringstid». Unngå ord som høres ut som reklame, som «gratis», «tilbud» og «klikk her».
3. Hold e-posten kort
Du har mye bra å si om bedriften din, men det hører hjemme i møtet. Mottakeren leser ofte på mobilen og mellom andre ting. Sikt på en e-post som vises i sin helhet på en mobilskjerm, med korte avsnitt og uten fagsjargong.
4. Gjør den personlig på ordentlig
Å skrive fornavnet til mottakeren er ikke personlig. En observasjon om bedriften er det: en nyansettelse, et nytt kontor, en ny tjeneste. Skriver du til mange, kan du tilpasse én setning per bransje eller bedrift. Det viktigste er at e-posten føles skrevet av et menneske til et menneske, ikke som et nyhetsbrev.
5. Skriv om mottakerens problem, ikke om produktet ditt
Mottakeren lurer på hva hen får ut av å svare. Beskriv et problem som er vanlig i mottakerens bransje, og hvordan dere løser det, med et konkret resultat. Kjenner mottakeren seg igjen i problemet, er sjansen stor for at hen vil vite mer.
6. Avslutt med et enkelt spørsmål
Bestem hva du vil at mottakeren skal gjøre, og be om akkurat det. Et lite spørsmål, som en prat på 20 minutter, er lettere å si ja til enn et stort. Still ett spørsmål, ikke flere, og gjør det lett å svare, for eksempel med en lenke til kalenderen din.
7. Test før du sender
Send e-posten til deg selv først og les den i innboksen, gjerne på mobilen. Teksten oppleves ofte annerledes der enn i skriveverktøyet. Rett skrivefeil, men ikke puss teksten til den høres ut som en pressemelding. Den skal føles ekte.
8. Følg opp
Mange lar være å følge opp fordi de ikke vil forstyrre. Men manglende svar betyr som regel at e-posten har havnet lenger ned i innboksen, ikke at mottakeren sier nei. Planlegg to eller tre korte oppfølginger med en ny vinkel i hver. Har du funnet feil person, så be om navn og e-postadresse til riktig person. Slutt å følge opp så snart du får svar.
9. Unngå de vanligste feilene
- Privat e-postadresse: send fra bedriftens domene, ikke fra Gmail, Hotmail eller lignende.
- Ingen signatur: skriv navn, rolle, bedrift og telefonnummer, slik at mottakeren ser hvem du er og kan nå deg.
- Vedlegg og mange lenker: dropp dem i den første e-posten. De gjør e-posten tyngre og mer mistenkelig.
- Vanskelig å takke nei: gjør det enkelt å si nei takk til flere e-poster, og respekter det med en gang. Reglene for markedsføring på e-post og GDPR gjelder også e-post til bedrifter, så sjekk hva som gjelder for deg.
Eksempel på en kald e-post
Emne: Leveringstid
Hei [fornavn],
Jeg så at [bedrift] har vokst raskt de siste årene.
Vi jobber med flere bedrifter innen [bransje], og når de vokser, blir [problem] ofte en flaskehals.
Vi hjelper med [løsning], slik at [konkret resultat].
Har du 20 minutter neste uke? Du kan booke en tid her: [kalenderlenke].
Vennlig hilsen
[navnet ditt]
[rolle], [bedrift]
[telefonnummer]
Flere eksempler, både for kalde og varme kontakter, finner du i Møteforespørsel på e-post: slik booker du møter.
Vil du heller at noen andre skriver e-postene?
Vi finner riktige kontakter, skriver e-postene, følger opp og booker møtene rett i kalenderen din. Les mer om e-post outreach og møtebooking.