En god møteforespørsel er kort, sier hvorfor du skriver til akkurat denne personen og slutter med ett tydelig spørsmål. Deretter følger du opp til du får svar. Her går vi gjennom hvordan du bygger e-posten, gir tre eksempler du kan tilpasse og viser hvordan du følger opp uten å mase.
Slik booker du møter på e-post, kort fortalt
- Velg riktig person og ha en tydelig grunn til å kontakte akkurat den personen.
- Skriv en kort e-post: en observasjon om mottakeren, et problem du kan løse og et konkret forslag om møte.
- Gjør det enkelt å si ja, for eksempel med en lenke til kalenderen din.
- Følg opp to eller tre ganger hvis du ikke får svar, og stopp når møtet er booket.
Kald eller varm møteforespørsel
En varm møteforespørsel går til noen som allerede kjenner deg eller bedriften din: en kunde, en tidligere kunde, noen du har møtt eller noen du er anbefalt til. Du kan hoppe over presentasjonen og gå rett på sak.
En kald møteforespørsel går til noen som ikke vet hvem du er. Da må e-posten raskt vise hvorfor du skriver til akkurat denne personen. Ellers blir den slettet før mottakeren kommer til spørsmålet ditt.
Slik bygger du en møteforespørsel
- Emnefelt: ett eller to ord om hva e-posten handler om, for eksempel problemområdet eller navnet på den som anbefalte deg. Etter vår erfaring fungerer korte stikkord bedre enn hele setninger.
- Innledning: start med en observasjon om mottakeren eller bedriften, ikke med deg selv.
- Grunnen: et problem som er vanlig i mottakerens bransje, og som du kan hjelpe med.
- Tilbudet: en eller to setninger om hvordan du hjelper. Priser hører hjemme i møtet, ikke i den første e-posten.
- Spørsmålet: foreslå et kort møte og gi en enkel måte å si ja på. Still ett spørsmål, ikke tre.
- Signaturen: navn, rolle, bedrift og telefonnummer. Ingen vedlegg eller videoer i den første e-posten.
Eksempel 1: når du ikke kjenner personen
Her vet du ingenting om personen, men du vet noe om bedriften og bransjen. Det holder. Skriver du til mange bedrifter, kan du holde den personlige delen til én setning som du tilpasser per bedrift eller bransje, så du slipper å bruke lang tid på hver mottaker.
Emne: [Problemområde]
Hei [fornavn],
Jeg så at [bedrift] [observasjon, for eksempel har åpnet nytt kontor i Bergen].
Vi jobber med flere bedrifter innen [bransje], og mange av dem har den samme utfordringen: [kort beskrivelse av problemet].
Vi hjelper med [kort beskrivelse av løsningen], slik at [konkret resultat for mottakeren].
Har du 20 minutter neste uke? Du kan booke en tid direkte i kalenderen min her: [kalenderlenke].
Vennlig hilsen
[navnet ditt]
[rolle], [bedrift]
[telefonnummer]
Eksempel 2: når noen har anbefalt deg
En anbefaling er det beste du kan ha i en møteforespørsel. Folk senker garden når de kjenner igjen et navn. Sett navnet i emnefeltet og i første setning, og spør gjerne den som anbefalte deg, om det er greit at du nevner dem.
Emne: [navnet på den som anbefalte deg]
Hei [fornavn],
[Navn] tipset meg om at du er riktig person å snakke med om [område].
Jeg heter [navnet ditt] og jobber i [bedrift]. [Navn] og jeg snakket nylig om [problem], som mange innen [bransje] sliter med.
Vi hjelper bedrifter som deres med [kort beskrivelse av løsningen], og [Navn] trodde det kunne være interessant for dere.
Kan vi ta en kort prat neste uke? Book en tid her: [kalenderlenke], eller svar med et tidspunkt som passer deg.
Vennlig hilsen
[navnet ditt]
[rolle], [bedrift]
[telefonnummer]
Eksempel 3: når du kjenner personen godt
Kjenner dere hverandre, trengs ingen salgspitch. Knytt an til sist dere sås, si kort hva du vil snakke om og la den andre velge tidspunkt.
Emne: Kaffe
Hei [fornavn],
Lenge siden sist. Var det ikke på [arrangement] vi sås sist?
Jeg har noe jeg gjerne vil vise deg: [én setning om muligheten].
Har du tid til en kaffe eller et kort videomøte de nærmeste ukene? Si hvilken dag som passer, så tilpasser jeg meg.
Hilsen
[navnet ditt]
Kan man sende e-post for å booke møter?
Mange bedrifter booker møter ved å sende e-post til andre bedrifter, og det fungerer når det gjøres profesjonelt. Det betyr at du vet hvem du skriver til, har en tydelig grunn til å kontakte hver person, gjør det enkelt å takke nei og respekterer et nei med en gang.
Det som går galt, er som regel listen. Gamle lister som er samlet inn og solgt videre i mange år, gir e-poster som spretter tilbake og mottakere som ikke kjenner seg igjen. En liste som er bygget for akkurat denne kampanjen, gir færre problemer og flere svar.
Reglene for markedsføring på e-post og GDPR gjelder også e-post til bedrifter, og de er ulike fra land til land. Sjekk hva som gjelder for deg, for eksempel hos Forbrukertilsynet og Datatilsynet.
Følg opp til møtet er booket
Manglende svar betyr sjelden nei. Som regel har e-posten havnet langt ned i innboksen. Planlegg derfor to eller tre oppfølginger før du sender den første e-posten. Gjør hver oppfølging kortere enn den forrige, og gi den en ny vinkel, for eksempel et annet problem eller et kort kundeeksempel.
Tror du at du har funnet feil person, så be om det du trenger: navn og e-postadresse til den som har ansvar for området. Det gir flere svar enn å be mottakeren videresende e-posten.
Når noen sier ja, kan selve bookingen bli en ny runde med e-poster frem og tilbake. Send heller en lenke til kalenderen din, og følg opp den også til tiden er booket. Det er lett å glemme i en travel hverdag, både for deg og for mottakeren.
La oss booke møtene for deg
Dette er det vi gjør hver dag for kundene våre. Vi finner riktige kontakter, skriver e-postene, følger opp og booker møtene rett i kalenderen din. Les mer om møtebooking og e-post outreach.