Oppfølging på e-post eller kanskje bedre kjent for noen som follow-up email er uhyre viktig når man driver med e-post outreach. For dere som ikke vet hva en oppfølging på e-post er, så dreier det seg om den eller de e-postene du sender etter du ikke har fått noe svar på for eksempel første e-post du sendte.
Om tanken av å sende ut en e-post nummer to og til og med flere gjør deg litt usikker og strengt tatt ukomfortabel, så fortvil ikke, mange føler det sånn. Vårt instinkt (eller vår folkeskikk) forteller oss at hvis noen ikke har svart på første e-post, så er de ikke interessert. Case closed, de kommer ikke til å like å få nok en e-post fra meg. Heldigvis er det ikke case closed!
Jeg mener man som oftest skal følge instinktet sitt og for all del ha god folkeskikk, men når det kommer til e-post outreach, så er dette instinktet feil og hovedsakelig basert på innlærte følelser. Sannheten er at de aller fleste svarer ikke på første e-post, ja ikke alltid på nummer to og tre heller.
I følge Invesp stopper 70% av selgere på en e-post. Om du sender flere e-post, har du 25% sjanse for å få svar.
En studie fra IKO System ga en svarprosent på 18% på den første e-post de sendte, og 13% på den fjerde. Den sjette e-posten i sekvensen mottok en massiv svarprosent på 27%.
Dette er tall fra USA, men tilsvarende tall fra kampanjer her i Norge viser at det har noe for seg å følge opp med flere e-poster. Jeg vil si at tallene i Norge skiller seg litt ut fra dataene over, siden erfaringsmessig genererer den første e-posten færre svar enn e-post som kommer som oppfølging.
Nå sier ikke dataene over noe om positive og negative svar, men vår data fra Norge viser at de fleste positive svarene ikke kommer i første runde, men i oppfølgingssekvensene.
Litt lang intro, men her kommer i alle fall en del forslag og tips til hvordan du kan skrive tekst for oppfølging på e-post.
Det raske svaret på dette er; kort tid. De fleste både åpner og svarer samme dagen e-posten går ut, det er hovedregelen. Det kan være noen unntak, som tidspunkt og hvilken dag du sender. Sender du innenfor arbeidstider, er det vanlig å få tall fra 85% til 95% av åpningene samme dag som utsendelse. Svar er heller ikke spesielt ulikt, de fleste svar skjer samme dagen som utsendelse.
Får du ikke hverken åpning eller svar samme dagen du sender, kan man si at oddsen er relativt høy for at du ikke kommer til å få noe svar på denne e-posten.
Under er det litt statistikk for å vise en typisk utsending. Tallene her er ikke unike, selv om du vil kunne se små variasjoner fra gang til gang.
Så, basert på disse tallene, hvor lenge bør man da vente før man gjør et nytt forsøk?
Det korte svaret er; kort tid. Dette er dog ikke noe godt svar, så jeg skal forsøke å utdype litt. Det bør ikke gå alt for lang tid siden man fort blir glemt oppi alt som skjer i en travel arbeidsdag. Det kan heller ikke gå for kort tid, man skal tross alt ikke plage noen som ikke har anledning eller tid til å svare deg.
Egne erfaringer og andres erfaring viser at et sted mellom 3 til 7 dager er en god ventetid. Noen vil til og med vente kortere tid, mens andre vil vente lenger. Mitt forslag er allikevel at man forholder seg til 3-7 dager, det er ikke for kort og ikke for lang tid i mellom. Likevel vil jeg anbefale å teste litt. Er 3 dager bedre enn 7 dager? Dette kan enkelt testes med et system som har Outreach funksjonalitet. LeadJabber har Outreach funksjonalitet og det er lett å teste og sammenligne resultater.
Det er veldig fristende å komme fort i gang med e-post Outreach. Alle ønsker å komme i prat med potensielle kunder og spennende samarbeidsmuligheter. Likevel skal man for all del unngå at det blir hast. I verste fall vil det du sender være for dårlig eller lite gjennomtenkt. Det gir ikke gode resultatet. I tillegg, om man haster med prospektering, og de man sender til ikke er godt nok vurdert, kan resultatet bli helt bånn i bøtta. Gode forberedelser på budskap, hvordan det skal sendes og prospektering er alfa omega.
Det første man skal gjøre er å bruke tid enten alene eller i team for å lage godt innhold og gode sekvenser. Disse bør speile hvordan firmaet ditt og du ønsker å jobbe med salg. Alt bør skrives ned. Å skrive ned målene og sekvensene dine er gunstig på mange fronter: det skaper gode rammer blant alle i teamet ditt, det holder alle i samme loop, og det hjelper deg faktisk å nå dine mål bedre enn om du ikke skrev dem ned.
Oppfølging er noe av det vanskeligste i salg. Det er ulike grunner til at oppfølging ikke fungerer som det skal. Tidsklemme, for mye å gjøre, glemsel, unøyaktighet, for mange å følge opp, osv. Det er sikkert mange flere grunner til hvorfor oppfølging blir så vanskelig, men mye ligger i punktene over.
Når du har dårlig tid, det skjer masse på en gang og du har alt for mye å følge opp, er automatisering og strukturering løsningen. Sales Engagement verktøy som LeadJabber kan endre hvordan du jobber ved å skape en effektiv og skalerbar salgsprosess.
Med LeadJabber kan du sette opp salgsprosesser slik du kanskje allerede gjør de i dag, men nå automatisert og strukturert. Du glemmer aldri en oppfølging siden systemet gjør det automatisert, samtidig som du får anledning til å følge med i sanntid og får beskjed når det er tid for å gjøre noe manuelt.
LeadJabber kan gjøre alt det du ønsker å gjøre, men ikke har tid til. Systemet kan også gjøre ting du ikke har mulighet til å gjøre uten å ha mer enn 24 timer i døgnet å jobbe på 🙂
For å nevne noen viktige i ting i forhold til å få en perfekt oppfølging kan systemet flette inn spesifikk tekst til rett kontaktperson, du kan planlegge utsendinger basert på dager og tidspunkter, stoppe eller pause når det kreves manuell handling fra selger, benytte data for å kvalifisere neste steg både automatisert og manuelt. Alt dette og mye mer.
E-post er utvilsomt en av tidenes og nåtidens beste måte å kommunisere på når det kommer til salg og markedsføring. Mange som meg vil nok argumentere for at den også er den beste. Når det er sagt, finnes det også andre meget potente måter å kommunisere på i Outreach.
Mange firmaer har allerede flere kanaler man benytter seg av når de snakker med potensielle kunder. Jeg snakket nylig med en god venn av meg som jobber i rekrutteringsbransjen. Firmaet han jobber for benytter seg hovedsakelig av e-post, telefon og Linkedin. For han var dette en perfekt kombinasjon da han kan nå de aller fleste via disse kanalene. Ikke minst er dette kanaler han selv er veldig komfortabel med og benytter hver eneste dag.
Hvilke kanaler foretrekker dine prospekter eller målgrupper? Hvor ble du kjent med de først? Hovedsaken er å holde seg til de kanalene de foretrekker eller bruker mye tid på.
Mitt forslag er å finne ut hvilke kanaler som gir god dialog og ikke minst resultater. En blanding mellom e-post, sosiale medier, video, sms og telefon kan være veldig mye på en gang, men det fine er at man lett kan justere ettersom man ser hva som fungerer. En sekvens med flere sett av kanaler som fungerer for et firma bør ikke fungere for alle.
Hva du ønsker å oppnå har du garantert tenkt på før du i det hele tatt bestemte deg for å komme i kontakt med de prospektene du sender til. Likevel vil jeg ta opp dette på nytt fordi det er lett å gå i en felle her.
Den største feilen som blir gjort i oppfølging er å forvente at mottaker vet hva du vil basert på første e-post du sendte. En enkel løsning kan være å legge til e-post historie i bunnen. Når det er sagt, man bør være tydelig. Ikke alle har tid eller vil ta seg tid til å lese hele historikken. Om de kun leser en litt utydelig oppfølging kan det skape mer irritasjon enn interesse.
En enkel regel du kan spørre deg selv:
– Ville jeg forstått dette budskapet om jeg var mottaker?
Hvis ikke du selv forstår budskapet må du definitivt gå en runde til. Ikke glem å fortell mottaker om hva du ønsker å presentere. Jeg har faktisk selv (beklageligvis) opplevd å få svar der mottaker lurer på hva jeg faktisk ønsker å ta en prat om. Dårlig jobba der Øystein! 🙂
– Ønsker du å booke inn til et møte?
Da skal du definitivt ha gjort en god jobb med å forklare hvorfor du ønsker å booke inn til møte i første e-post, samt referere godt til hvorfor du ønsker å ta dette møtet.
– Ønsker du å lande en avtale?
Det er usannsynlig for de aller fleste å lande en kunde uten oppfølging via minimum telefon. Likevel er det mulig for enkelte. En bedrift jeg har jobbet for tidligere gjorde faktisk en del salg over e-post. Her var det vesentlig å gå i dybden på hvordan det man tilbyr kan brukes i nettopp mottakers bedrift. Første steg for de i oppfølging var å gå for å få lov til å sende tilbud. Alfa omega for de som alle andre var å være tydelig. Jeg må presisere at de aller fleste salgene de gjorde ble gjort via både e-post og telefon.
Alle kampanjer og sekvenser er ulike. Lengden på de vil også variere. For enkelte prospekter vil det være raskt å få et møte, mens andre vil kreve mange unike kontaktpunkt før du får mulighet til å ta en prat. Derfor vil det som du ønsker å oppnå være litt ulikt fra gang til gang, ikke minst vil det kanskje også bli justert over tid. Summa summarum, alltid ha kontroll på hva du ønsker å oppnå.
Når man jobber med Outreach er det alltid lurt å ha en tanke om hvordan reaksjonen til dem du sender til vil bli. Tenk på hyppigheten og aktiviteten i oppfølgingen din. Glem for øyeblikket hva ekspertene sier at du skal eller ikke skal gjøre, og forsøk å sett deg i mottakers sko.
For mange kontaktpunkt kan oppleves irriterende. For få kontaktpunkt mister momentum. Finn riktig balanse for å nå målene dine.
Du kan spørre deg selv: hva er verdien du kommer med for mottaker? Hvordan har de det? Hva slags opplevelse har de? Har jeg en grunn til å følge opp?
Still og svar på disse spørsmålene etter beste evne. Når du har tenkt igjennom dette, er du bedre stilt til å lage gode sekvenser, innhold og ikke minst oppfølging. Ikke minst er dette laget for de og ikke deg. Det kan gjøre hele forskjellen.
Et lite men er det likevel; man har ikke alltid mulighet til å svare på alle spørsmål. Løsningen er å gå for hva man mener er rett fremgangsmåte basert på hva man til nå vet og deretter juster når man får mer erfaring.
Jo mer data du har, jo bedre metoder for oppfølging kan du ta
Hvis de har bedt om en samtale eller demo, kan du være mer på for å oppfylle deres behov.
Hvis de har lastet ned noe, har de vist interesse, men ikke eksplisitt bedt om å bli kontaktet. Her handler det mer om å fortsette å demonstrere verdi og ikke minst basere informasjon på det de har vist sin interesse for.
Hvis du sender en e-post for første gang til et prospekt, må du trå veldig lett. Du kjenner ikke dem. De kjenner ikke deg. De har heller aldri bedt deg om noe. En helt normal situasjon for alle som jobber med salg. For å komme i dialog, må man definitivt ha gjort en god research. Vil prospekt ha en verdi av det jeg tilbyr? Har du referanser til hva du har gjort for lignende selskap? Hvorfor tenker du mottaker kan ha verdi av å prate med deg?
Nå har vi gått igjennom hvor viktig det er å følge opp, og hvor lenge du bør vente før du sender en ny e-post. Nå vil det handle mer om hvordan du kan skrive godt innhold for god oppfølging.
Husk at det er viktig å teste forskjellige e-post titler når du følger opp. Tittel er alfa omega for hvordan du i det hele tatt blir vurdert. I verste fall kan tittel sørge for at du aldri får sjansen til å vise hvorfor du ønsker kontakt. Gi tittel for oppfølging på e-post den tiden som trengs. Det blir tross alt ikke mye oppfølging om e-posten aldri blir lest!
Jeg har delt inn hvordan man best kan skrive oppfølging på e-post i fem seksjoner. Jeg skal forsøke å ha noen eksempler i hver seksjon. Dette er ikke en kokebok, men kan brukes som inspirasjon. Det er flere måter å gjøre outreach på og man lærer hele tiden noe nytt.
Forsøk alltid å ha kontekst i oppfølgingen din. Det kan gjøres så enkelt som å minne om eller referere til en tidligere e-post eller annen kommunikasjon (for eksempel samtale på Linkedin). Oddsen for at de husker deg er relativt stor. Skulle de likevel ikke huske deg, vil det være lurt å forfriske hukommelsen til mottaker om at de faktisk har vært i dialog med deg tidligere.
Eksempel på hva du kan innlede med:
Hei Ole,
Jeg ville bare følge opp e-posten jeg sendte sist forrige uke der jeg ønsket en prat om å ha en sunn arbeidsplass.
Hei Sarah,
Jeg ville bare følge opp for å se hva du synes om muligheter rundt økt synlighet rundt nøkkelprodukter.
Det er mange flere måter å innlede og ha med kontekst i e-post oppfølging. Det handler mest om å tenke ut hva som er naturlig. Ikke minst hva mottaker forventer.
Det er ikke sånn at man skal overdrive når man sender oppfølging på e-post eller outreach generelt. Men du bør alltid vurdere om du kan sende med noe som gir mottaker verdi. Uansett om de ønsker å ta en prat med deg eller ikke, så setter folk pris på å lære noe nytt eller bli gjort obs på noe som kan forbedre firma eller mottaker.
Unngå en sløv oppfølging. Er du kun en av mange som havner i innboksen til folk, så er ikke sjansen spesielt stor for at de vil vurdere å gjøre butikk. Gjør opplevelsen slik at det blir verdt å åpne, klikke og svare på din e-post..
Muligheter for organisk, naturlig interaksjon og oppfølging oppstår ved å gi dem noe verdifullt i gave, det være seg en relevant fysisk vare sendt til dem, eller et webinar, case study, mal eller annen digital ressurs.
Du kan enkelt få 3-5 oppfølginger rundt disse verdiskapende tilbudene. Gjør det av høy kvalitet og relevant for dem. Du vil bli sett på som en ressurs for dem.
Hvis du ikke gir noen form for merverdi, er det veldig liten grunn til å kontakte dem, og enda mindre insentiv for dem å svare eller bry seg.
Har du et webinar på gang og du mener dette er relevant for mottaker; hvorfor ikke invitere de? Jobber du med for eksempel SEO og ser at en viktig landingsside gir 404 (side ikke tilgjengelig), hva med å si ifra om dette på en hyggelig måte?
Det skader ikke ditt omdømme å gi andre verdi uten å kreve noe tilbake. Oddsen for at du faktisk får noe tilbake øker.
“We must give more in order to get more. It is the generous giving of ourselves that produces the generous harvest.” Orison Swett Marden
Du skal alltid oppgi hvorfor du sender en e-post. Ikke bare er det naturlig at du gjør det, men det er faktisk nødvendig for å ikke lage forvirring. Det å kun sende en e-post der du ber om en prat blir for å bruke opp tiden til de du sender til. Men for all del, hold det kort og konsist.
Du er ikke ute etter å selge noen en tjeneste eller produkt på e-post, du er ute etter å få tid til å prate. Om de er interessert i å ta en prat får du selvsagt mulighet til å forsøke å selge inn både møte, produkter og tjenester.
Vår løsning for å ha et sunnere miljø på arbeidsplassen kan ha en stor verdi for ditt selskap. Jeg vil gjerne ta en rask prat for å finne ut om jeg har rett.
Vi har nettopp lansert en forbedret versjon av regnskapssystemet vårt, og det kan utgjøre en stor forskjell for dine regnskapsførere. Det er en lenke til en ressurs som vil fortelle deg mer rett nedenfor, men det ville vært flott hvis vi også kunne diskutere dine nåværende behov, slik at jeg kan finne ut nøyaktig hvordan vi kan hjelpe deg.
Når du oppgir hvorfor du sender e-post bør du holde fokus mer på mottaker enn deg selv. Dine ønsker er kanskje relevante, men de gjenspeiler kanskje ikke dine kunders ønsker.
Gjør det enkelt for mottakeren å svare. Hvis du for eksempel prøver å arrangere en prat, kan du foreslå en spesifikk dato og tid. Ønsker du å planlegge et fysisk møte bør du gjøre det enklest mulig for mottaker. Enklest mulig kan for eksempel være at du er den som kommer til de.
Men husk at jo mer du ber om, jo vanskeligere er det å få aksept. Sånn er det med alt i livet, du kan kanskje ikke spørre dama du har datet i 2 uker om å gifte seg med deg helt enda 🙂 Når det er sagt, så kan det jo faktisk gå 🙂 Alt handler om hvordan inntrykk man har av hverandre og i dette tilfellet, kanskje mest av deg.
Noen eksempler på hvordan man kan være klar og tydelig i call to action:
Passer det å ta en prat klokken 09.00 på torsdag?
Er du den rette personen å snakke med om dette? Hvis ikke hadde jeg satt pris på om du kunne sette meg i kontakt med rett person.
Mange markedsførere og selgere gjør samme type feil ved å være vag og usikker.
Ha en klinkende klar henvendelse. Ikke bruk triks og lokkemidler for å få et svar. Å lure noen til å ta en prat eller møte med deg er dønn useriøst og vil kun skape et dårlig rykte for firmaet du representer og deg selv. Når du vet hva du ønsker av mottaker er beste råd: Spør.
Først og fremst; legg til navnet ditt, firma du representerer og adresse i signaturen din. De fleste gjør nok dette fra før av. Om ikke, begynn med det nå.
Avslutt e-posten på den måten som er vanlig for deg. De fleste av oss er jo hyggelige folk, så vis frem denne siden av deg selv. Jeg legger ikke ved noen eksempler på dette siden dette er relativt rett frem. Personlig og med respekt er helt vanlig for det aller fleste.
Jeg håper du som leser vil lykkes godt med outreach på e-post og ikke minst har lært noe om hvordan man oppnår god oppfølging på e-post. Innholdet i dette massive innlegget bør benyttes som inspirasjon først og fremst. Det er mange veier til Rom og som regel så finner man den helt på egenhånd. Bruk det som er nyttig her, få inspirasjon fra andre og gjør test/justeringer underveis.
Jeg vil avslutte med å si at man skal være seg selv. Få frem personligheten din. Ingen ønsker å svare på e-post som gir deg nyhetsbrev følelsen.
Ta gjerne en prat med oss i LeadJabber om du vil diskutere dette tema 🙂