Møtebooking og salg er det de aller fleste vil anse som livslinjen i ethvert selskap. Å booke møter med potensielle kunder er avgjørende for enhver virksomhets suksess.
En "levende" pipeline av prospekter og leads gir deg ikke bare muligheter for vekst, men også innsikt i kundens behov og markedsutvikling. En jevn strøm med møter øker sjansene for mer butikk og du får nye relasjoner. Møter åpner opp for uante muligheter og løsninger og gir konkurransefortrinn.
En økende kundebase gir stabilitet, beskytter mot markedsendringer og inspirerer til produktutvikling. For selgere er det alltid viktig å opprettholde en jevn strøm av nye møter i kalenderen. Dette sørger for at teamets motivasjon og engasjement er på topp og det vil både på kort og lang sikt skape en positiv arbeidsdynamikk. Ikke minst vil en jevn flyt med møter inn skape salgssuksess.
Sånn sett kan vi si at booking av møter er en drivkraft for nåværende inntekter og fremtidig vekst.
Møtebooking er den strategiske praksisen med å arrangere og planlegge møter mellom bedrifter og potensielle kunder eller samarbeidspartnere. Målet er å sette sitt selskap i en salgsposisjon, skape verdifulle forbindelser, utforske nye muligheter og styrke forholdet mellom bedrifter.
Møtebooking er ikke bare en rutinemessig oppgave som alle enkelt kan begi seg ut på når som helst og hvor som helst. For å lykkes med møtebooking kreves det mye trening, tålmodighet og ikke minst resiliens. Profesjonelle møtebookere og selgere er oftest de som jobber med møtebooking. Men møtebooking passer ikke for alle fordi det krever en helt spesiell dedikasjon for å lykkes.
Møtebooking ligger litt i ordet; det handler om å booke møte med potensielle kunder. Om et selskap leverer et system som hjelper bilverksteder å utføre EU kontroll kan vi enkelt si at målgruppen er bilverksteder. Da er jobben å skaffe kontaktinformasjon til beslutningstakere i bilverksteder i hele Norge eller utvalgte områder.
Mange ville kanskje allerede nå plukket opp telefonen og slått inn telefonnummeret på toppen av lista. Det er ikke så lurt mener vi, da det er behov for å ha en god "pitch" klar for når samtalen med beslutningstaker skjer. For enkelte vil det være helt ok å free style, og man kjenner både produkt og bransje så godt at det faller seg helt naturlig. For andre vil det være lurt å ha en "pitch" slik at man vet hva man skal si og slipper i så måte å slite igjennom samtalen. Men merk at det ikke er spesielt heldig å lese fra et manus heller. Det ender fort i at samtalen blir upersonlig og rar.
En annen viktig ting før man tar kontakt er å vite nok om prospektene sine til at man vet at de har behov, problemer ditt firma, produkt eller tjeneste kan løse, osv. Tid er verdifull for alle. Derfor bør man la være å misbruke sin egen tid på feil prospekter. Ikke minst bør man la være å misbruke andres tid. Å booke møte med en potensiell kunde som ikke har behov for det du selger er meningsløs bruk av tid.
Leadgenerering og møtebooking har gjennomgått en heftig utvikling ved å utnytte digitale hjelpemidler som e-post og sms. Denne tilnærmingen har vist seg å forbedre kvaliteten på møtebooking betydelig sammenlignet med den mer tradisjonelle "cold calling". Digitale metoder gir en rekke fordeler som fører til mer effektiv kommunikasjon, fornuftig bruk av tid og en mer positiv opplevelse for både selgere og potensielle kunder.
En nøkkelfordel med e-postbasert møtebooking er muligheten til å tilpasse kommunikasjonen mot de målgruppene du ønsker dialog med. Før en e-post sendes, kan selgere gjennomføre en research for å forstå kundens behov, bransje og utfordringer. Dette gjør det mulig å tilpasse buskap og gjøre den mer relevant for mottakeren. Resultatet er en mer personlig og engasjerende kommunikasjon som øker sannsynligheten for at mottakeren vil vurdere å ta et møte med deg og din bedrift.
Videre gir e-postmetoden potensielle kunder muligheten til å evaluere tilbudet nøye før de svarer. Dette respekterer deres tid og gir dem rom til å ta en informert beslutning. Samtidig kan selgere inkludere relevant informasjon, brosjyrer eller lenker som støtter budskapet deres. Dette gir en mer grundig og detaljert presentasjon av hva møtet vil handle om. Merk at det å dele markedsføring i form av brosjyrer og liknende ikke må skje før en dialog er etablert. Det er ikke en god oppskrift å gjøre dette før en dialog er opprettet da det vil oppleves som "pushy" og spam.
En annen fordel med e-postbasert møtebooking er fleksibiliteten når det gjelder kommunikasjonstidspunkt. Mottakeren kan svare når det passer dem best, og dette reduserer presset som ofte følger med telefonsamtaler. Samtidig gir e-postmetoden mottakeren tid til å forberede spørsmål og tanker før møtet, noe som kan føre til mer inngående samtaler og en bedre forståelse av kundenes behov.
Selv om e-postbasert møtebooking har klare fordeler, er det viktig å understreke viktigheten av personlig og profesjonell oppfølging. Målet er å oppnå en balanse mellom teknologi og menneskelig engasjement for å bygge tillit og relasjoner.
I sum viser bruken av digitale hjelpemidler som e-post en betydelig oppgradering av møtebookingprosessen. Den skreddersydde tilnærmingen, muligheten for grundigere kommunikasjon og fleksibiliteten med hensyn til interaksjonstidspunkt bidrar til mer meningsfylte og produktive møter mellom selgere og potensielle kunder.
I møtebooking er identifiseringen av de rette prospektene ikke bare en forberedende fase som nevnt over, men en kritisk del av selve strategien, og hva sluttresultatet av møtebookingen blir.
Under følger noen viktige årsaker.
I møtebooking er hver time verdifull. Vi kan ikke bruke masse tid på prospekter som ikke er i målgruppa eller har noe behov for det vi selger. Ved å målrette innsatsen mot de rette prospektene sikrer du at hver eneste dialog er verdifull og ikke minst blir hvert møte booket relevant for begge parter.
Det er med andre ord smartere å ha brukt mer tid i det forberedende arbeidet, enn å ha for mye dialog med prospekter som viser seg å ikke være i målgruppa. Det er enda verre om man booker møte der prospektet ikke har behov og i så måte misbruke begge parters verdifulle tid.
Det er mulig å øke sannsynligheten for å booke møter og gjøre god business ved ved å ta prospekteringsarbeidet på alvor. Møtebooking krever dedikert arbeid, men sannheten er at det blir mye vanskeligere om prospektene du når ut til ikke er de rette. Ved å forstå de ulike segmentene, hvilke potensielle kunder som har et reelt behov, problem eller interesse for det man tilbyr, kan man skreddersy kommunikasjonen deretter.
Denne innsatsen i forkant vil sikre deg de gode møtene, og også sette deg i posisjon til å gjøre gode avtaler.
Alle har på et eller annet tidspunkt vært i et møte som raskt har vist seg å være en dårlig match. Da mener vi ikke kjemi og personlig match, men heller at den potensielle kunden ikke har behov for det du selger.
Prospektering spiller derfor vesentlig rolle i selve møtet fordi sannsynligheten for at møtet blir produktivt handler om prospektet først og fremst var kvalifisert. Å holde et møte med en potensiell kunde som allerede har en relevant interesse for det du selger, skaper en mer engasjerende og verdifull opplevelse for begge parter.
Prospektering er kjedelig sier nok mange. Men om man heller ser på prospektering som et viktig forarbeid som øker sannsynligheten for bedre møtebooking, har man allerede kommet langt. Prospektering gir deg ikke bare relevante firmaer du kan kontakte, men også verdifull innsikt i markedstrender og kundepreferanser. Denne informasjonen er uvurderlig for strategisk planlegging og vil hjelpe bedrifter med å tilpasse seg skiftende markedsforhold.
Alle salgsfolk snakker om pipeline, og det med god grunn. Vi trenger en jevn flyt av nye prospekter og leads inn i vår pipeline for å få nye kunder. Det er ikke mulig å få inn nye kunder om man ikke bygger pipeline, det er et faktum som vi alle er smertelige klar over.
Når en bedrift har god fokus på å bygge pipeline med prospektering, leadgenerering og møtebooking gir du dine selgere muligheten til å jobbe med strategiske møter som beveger seg gjennom forskjellige stadier av salgsprosessen.
En god møtebooker spiller en nøkkelrolle for enhver bedrift som har behov for å booke møter. Den setningen høres sikkert veldig "no shit Sherlock" ut :) Men faktum er at de aller fleste bedrifter har behov for en jevn strøm av nye kundemøter for at bedriften skal vokse. For å få til det trengs det en god møtebooker eller et byrå som kan møtebooking.
En god møtebooker er ikke kun en person som er komfortabel med å plukke opp telefonen og ringe. Deres ferdigheter går langt utover å mestre det å ringe og fylle opp kalenderen med avtaler; de må mestre kunsten av kommunikasjon. De skal kunne uttrykke både enkle og komplekse ideer på en klar og overbevisende måte. De skal ha evnen til å formidle budskap presist, spesielt vanskelig kan det være når man må tilpasse samtalen basert på den potensielle kundens respons.
En god møtebooker er ikke bare en utmerket kommunikator, men også en intuitiv menneskekjenner. De skal ha evner til å lese mellom linjene og justere deres tilnærming for å resonere med motparten. Denne sosiale finessen er nødvendig for å identifisere og gripe kjøpssignalene som kan oppstå under en samtale.
Orden og struktur er en annen viktig egenskap for en møtebooker. Å holde styr på mange potensielle kunder og leads, balansere kalendere, og sikre at ingen oppfølgingsmuligheter går tapt, krever et detaljorientert sinn og en strukturert arbeidsmetode. I tillegg til å være strukturert, er tålmodighet og utholdenhet også essensielt, da møtebooking ofte handler om "numbers game" og en stor del av hverdagen handler om avvisninger. Tåler du ikke å bli avvist er definitivt ikke møtebooking jobben for deg.
Tilpasningsdyktighet er en annen viktig styrke hos en dyktig møtebooker. Verden endrer seg raskt, og evnen til å justere og endre taktikk basert på nye informasjon eller skiftende omstendigheter er uvurderlig. Dette går hånd i hånd med selvmotivasjon og en resultatorientert tilnærming, noe som er avgjørende for å nå sine mål.
En god møtebooker må også ha ferdigheter med å løse problemer. I dialog med en potensiell kunde kan du raskt bli presentert med problemer, hindringer og innsigelser. En god møtebooker kan ikke til enhver tid være klar over alle situasjoner som oppstår, derfor må han være kreativ og løsningsorientert, klar til å finne nye måter å overkomme utfordringer på. Det er heller ikke en option å bruke en time å tenke ut løsningen, her er man i dialog og den skal flyte godt.
En godt forberedt møtebooker har som et minimum en solid forståelse av produktet eller tjenesten han forsøker å booke møter på, samt innsikt i markedet for å kunne håndtere spesifikke kundeutfordringer med autoritet og kunnskap.
Empati og evnen til å bygge relasjoner er hva som gjør en møtebooker virkelig elite. De skaper en forbindelse som kan være starten på en langvarig kunderelasjon. Dette krever en profesjonell opptreden og en etisk tilnærming for å opprettholde selskapets omdømme og kundenes tillit.
I dagens teknologidrevne salgsmiljø, er det også avgjørende at en møtebooker behersker relevante verktøy, som CRM-systemer og salgssystemer, for å kunne jobbe effektivt og holde tritt med konkurransen.
Samlet sett er en god møtebooker mer enn bare en som booker møter – de er en avgjørende brikke i salgsprosessen. Kanskje den viktigste? For uten møter, ingen salg.
Cold calling og ringe potensielle kunder kommer aldri til å gå av moten. Joda, det er helt sikkert en hel del folk som ønsker å slippe å bli ringt av selgere. Men sannheten er likevel at noen må utføre denne jobben og heldigvis er det en hel del som fortsatt brenner for møtebooking yrket.
Men vi ønsker alle å bli bedre, også vi som jobber med møtebooking. Teknologi og moderne metoder gir gode fordeler for møtebookere og salgsfolk. Begrepet "pengene ligger i oppfølgingen" er kanskje et begrep du har hørt. Oppfølging er viktig i alle faser, fra møtebooking til avtaleinngåelse.
Fordi en pipeline kan bli både stor og uoversiktlig er det nødvendig med moderne teknologi og verktøy. Uten gode systemer for å huske detaljer, avtaler, telefonnummer, e-poster, osv, vil fort den mest strukturerte person ikke gjøre annet enn å gå rundt seg selv i et salig kaos.
Heldigvis finnes det gode systemer for å ta full kontroll på din pipeline. Det finnes systemer som både kan gi deg oversikt over dine neste steg og også muligheten for å automatisere en hel del eller alle av de helt essensielle oppfølgingene du må gjøre.
I takt med at vi beveger oss inn i fremtiden, vil landskapet for møtebooking gjennomgå signifikante og spennende endringer, i stor hovedsak drevet av teknologisk innovasjon og skiftende forbrukeratferd. Det er helt sikkert at vi beveger oss inn i en ny æra for møtebooking. Den nye æraen vil gi oss en bedre integrert og automatisert tilnærming til hvordan vi organiserer og foretar møtebooking.
Tanken om at møtebooking vil kun være en person som sitter på et kontor å ringer kaldt dagen lang kan man legge fra seg. I stedet for å rive seg i håret når man navigere gjennom et hav av forskjellige kalendere og e-poster, vil møtebookere kunne stole på avanserte systemer utrustet med kunstig intelligens, maskinlæring og smart automatisering.
Disse systemene vil ikke bare kunne hjelpe til med å organisere, men også forutsi og optimalisere hvilke type kunder som er dine beste prospekter, finne kontaktinformasjon, analysere beste fremgangsmetoder, gjøre smart oppfølging automatisk, ved å analysere komplekse mønstre i kundedata. Automatisering vil overta de viktige, men mer monotone oppgavene, som å sende oppfølgings e-poster, og frigjøre verdifull tid for møtebookere til å fokusere på personlig engasjement og bygge relasjoner.
Samtidig vil den økende mengden åpen data bli brukt til å skreddersy dialog med potensielle kunder. Dette betyr at kommunikasjon vil bli stadig mer personlige, reflektere tidligere dialog og individuelle preferanser, og til og med inkludere innsikt hentet fra forskjellige åpne data kilder.
Digitaliseringen og ikke minst Covid, har lært oss at de aller fleste møter kan foregå uten fysisk tilstedeværelse. Vi vil se en fortsatt blanding av virtuelle og fysiske møter, med teknologier som gjør overgangen mellom de to sømløs. Dette betyr at både møtebookere, salgsfolk og potensielle kunder kan nyte en større grad av fleksibilitet og effektivitet.
I kjernen av alle disse forventede endringene er det et mål om å skape verdi. Mens fremtidens møtebooking blir mer teknologisk avansert, vil det menneskelige elementet forsterkes, og møtebookere vil operere med en ny dybde av innsikt og evnen til å tilby en personlig touch som aldri før.
Det er mange gode grunner til å outsource møtebooking. Vi skal forsøke å belyse dette på en god måte.
Å bruke en møtebooker eller et eksternt byrå for møtebooking er en strategisk beslutning som mange bedrifter ønsker å gjøre for å forbedre effektiviteten i sine salgsprosesser. Dette kan være spesielt verdifullt for bedrifter som ønsker å skalere sine salgsoperasjoner eller som ikke har de nødvendige interne ressursene til å gjøre møtebooking selv.
Både profesjonelle møtebookere og møtebookingsbyråer har ofte tilgang til avanserte verktøy for prospektering, automatisering og andre type salgsverktøy. Gode møtebookingsbyråer har medarbeidere som er eksperter på nettopp møtebooking. De er over gjennomsnittet gode til å innhente rette prospekter, skape engasjement, generere leads og booke møter.
Disse byråene kan gi en bedrift muligheten til å fokusere på sin kjernevirksomhet mens byrået tar seg av den tidkrevende prosessen med å booke møter. Ofte har de også omfattende nettverk og databaser som kan utnyttes i arbeidet.
Ved å bruke et eksternt byrå kan bedrifter dra nytte av byråets kompetanse og erfaring for å få både raske og gode resultater. Ikke minst kan kostnadene holdes nede i forhold til kosten av å ansette. Byråene er ofte dyktige til å tilpasse sine tjenester etter bedriftens behov og mål, noe som vil være en stor fordel for bedrifter som ikke har egen ekspertise på området.
I siste instans, valget om å bruke et eksternt byrå for møtebooking bør veies nøye og vurderes opp mot bedriftens mål, kapasitet og strategiske retning.
Ikke alle møtebookere deltar i møter, men det er noen ting møtebookeren alltid bør gjøre etter møtet er booket. Sørg for at alle deltakere er informert og invitert til møtet. Sett rett dato og tidspunkt, samt kontroll på om møtet er fysisk eller online.
Det er også smart å ha en agenda klar og sende den ut til alle deltakerne på forhånd, slik at de vet hva møtet skal handle om og kan forberede seg på forhånd.
De neste avsnittene er ikke så relevant for en møtebooker om hun ikke deltar i møtet, men vi tar det med likevel. Det er tross alt mange som jobber med møtebooking som også jobber med salg.
Under selve møte bør du sørge for å holde styr på tiden, følge agendaen og sikre at alle deltakerne får mulighet til å delta aktivt. Husk alltid å lytte, det er tross alt viktig å lære om den potensielle kunden for å kunne stille de relevante spørsmålene og ikke minst skreddersy dine produkt eller tjenester til kundens behov.
Når møte er i ferd med å ebbe ut er det viktig å avtale neste steg. Noen ganger er det tilbud, andre ganger er det et oppfølgingsmøte eller rett og slett en avklaring på veien videre.
Etter møte må man alltid følge opp avtaler man har gjort med den potensielle kunden. Oppfølging uansett om det dreier seg om nytt møte, tilbud, eller annet er nøkkel. Følg alltid opp.
Prisen på møtebooking er ikke en standard som er fast fra møtebooker til møtebooker eller fra byrå til byrå. Det er flere ulike variabler som er i spill for å kunne avgjøre hva møtebooking koster. Prisen kan variere stort fra selskap til selskap og prosjekt til prosjekt, derfor er viktig for bedrifter som vurderer å kjøpe møtebooking å sette seg inn i hva som påvirker kostnadene.
For det første spiller vanskelighetsgraden i møtebookingen en stor rolle i prissettingen. Jo mer komplekst salgsprosessen er, desto høyere vil prisen være.
For eksempel, hvis et produkt eller en tjeneste krever en omfattende forklaring eller målrettes mot et svært spesialisert segment, vil dette kreve mye forberedelse og innsikt fra møtebookeren. Dette øker tidsbruken og nødvendigheten for spesialisert kunnskap, noe som igjen fører til høyere priser.
Segmentering er ofte en faktor som spiller inn i prising av møtebooking. Målgrupper som er vanskeligere å nå eller som har en høyere verdi kan føre til høyere priser. Det er stor forskjell på de som har et stort utvalgt av segmenter å jobbe med enn de som kun skal gå etter travle toppledere.
Hva for produkter og tjenester du skal gjøre møtebooking på er også avgjørende. Teknisk komplekse eller dyre produkter krever vanligvis møtebookere med spesialisert kunnskap eller erfaring, noe som kan øke prisen på tjenestene.
Et byrå kan måtte bruke betydelig tid på å sette seg inn i egenskaper og verdien av et produkt for effektivt å kommunisere dette til potensielle kunder. En kommunikasjonsmodell er ikke gjort av seg selv.
Videre er dyktigheten til en møtebooker eller kvaliteten på møtebookingsbyrå sterkt korrelert med pris. En erfaren møtebooker eller et anerkjent byrå med et solid omdømme vil sannsynligvis kreve et godt honorar for møtebooking. Dette er fordi de kan vise til tidligere suksess og har et rykte for å levere resultater. De kan også tilby en dypere forståelse av salgspsykologi og bedre håndtere innsigelser, noe som øker sjansene for vellykkede møter.
Til syvende og sist reflekterer prisen på møtebooking en kombinasjon av disse variablene, og hver tilføyer kompleksitet og verdi til tjenesten som leveres. Når man vurderer kostnadene ved møtebooking, bør bedrifter se på det som en investering.
Å betale for kvalitet og erfaring vil føre til bedre resultater og større salgsinntekter på lengre sikt. Samtidig må man være oppmerksom på å sikre en balanse mellom kostnad og forventet avkastning.
De fleste som leverer møtebooking opererer med "no cure no pay", men det betyr ikke at det er gratis. Gode byråer lever av performance og vil med stor sannsynlighet lykkes i sine leveranser.