Det er veldig fort gjort å få feil fokus når du jobber med å få flest mulig kontakter i databasen. Begrepet å vokse nyhetsbrevlisten er ikke ukjent for markedsførere og bedriftseiere. Det er lett å bli opphengt i jaget etter økning i antall kontakter i din e-post database. Men hva er hensikten med å ha 15.000 kontakter hvis kun halvparten av de er oppdaterte og relevante? Poenget i bunn og grunn er at e-postene du sender skal havne i innboksen til kontaktene og selvsagt helst at de blir åpnet og lest.
Mange ledere vil spørre: «Hvor mye har listen vår vokst denne måneden?”. Vekst er ikke i seg selv negativt, så lenge du har en strategi for å holde e-post databasen frisk og rask. For alle e-postene du anskaffer deg, bør du også sørge for at du har en prosess på plass for å fjerne de e-postadressene som gir “bounce” status (dvs e-post når ikke mottaker), er utdaterte, svarer ikke, eller har aldri har gitt noe form for respons.
Systemet du benytter for å sende e-post bør holde kontroll på kontakter som gir “bounce” status, slik at man ikke forsøker å sende til disse i en evighet. I tillegg er det en fordel om systemet automatisk kan segmentere ut kontakter som ikke åpner eller gir deg ønsket dialog. Deretter kan du selv sette opp regler for hva som skal skje med disse kontaktene eller du kan manuelt gjøre en vurdering selv.
Det er ikke noe ukjent fenomen at folk bytter jobb. En rekrutteringssjef som jobber i et stort selskap i Norge fortalte meg at unge mennesker gjerne ikke blir i en jobb mer enn 1-2 år før de hopper over i en ny. Dette påvirker våre
e-post lister og vi må nødt til å gjøre tiltak for å sørge for at disse kontaktene blir oppdatert eller tatt ut av databasen.
Når folk slutter, er det ikke uvanlig at IT-ansvarlig i bedriften setter opp et automatisert e-postsvar på e-posten til den som har sluttet og gir info om hvem som er ny kontaktperson. Det er heller ikke uvanlig at den personen som du blir bedt om å ta kontakt med er sjefen til den som har sluttet, noe som faktisk kan vise seg å være et bedre lead.
Disse automatiserte e-post svarene bør man alltid ta tak i og behandle. Er man et firma som har ekstreme mengder med kontakter i sin e-post database, kan det være lurt å sette noen til å gjøre denne jobben systematisk hver uke.
Flere firmaer tar e-post databasen sin på alvor og ønsker å holde denne frisk og relevant. En god metode er å “vaske” alle eller utvalgte kontakter med jevne mellomrom. Med begrepet “vaske” mener jeg at man sender ut en e-post som har som formål å få mottakerne til å gi sin aksept på at de fortsatt ønsker å motta e-post fra ditt firma eller deg.
Denne prosessen er definitivt best å gjøre med automatisering og i en prosess. Vi har hjulpet flere av våre kunder med dette, både i forbindelse med GDPR og i forbindelse med oppfrisking av kontakt databasen.
Når vi setter opp en “vaske” prosess kan den gjerne se slik ut:
1. E-post med knapp for å bekrefte at du fortsatt ønsker å få e-post. Blir knappen klikket, blir kontakten oppdatert med sin aksept for at hun fortsatt ønsker å motta e-poster.
2. E-post påminnelse med knapp for å bekrefte at du fortsatt ønsker å få e-post sendes 1 uke etter e-post 1. Denne sendes kun til de som ikke har gitt sin aksept.
3. Siste påminnelse med knapp for å bekrefte at du fortsatt ønsker å få e-post sendes 1 uke etter e-post 2. I denne e-posten kan du skrive at vi automatisk sletter kontakter som ikke har tatt et valg innen en gitt tid.
Metoden er selvsagt ikke helt feilfri, siden noen kanskje er opptatt i tidsrommet du kjører “vaske” prosess. Allikevel er dette en utmerket metode for å få din e-post database up to date.
Vi benytter LeadJabber for å gjøre automatisering som dette.
Ønsker du å prate med oss ang. e-post strategi eller trenger hjelp til å “vaske” hele eller deler av din e-post database, ta gjerne kontakt med oss.